Google Documents คืออะไร

Google Documents หรือที่เรียกกันสั้น ๆ ว่า Google Docs เป็นบริการออนไลน์ที่ให้คุณ สามารถจัดการเอกสารได้แบบไม่ต้องเสียเงิน เพียงแค่คุณมีอีเมล์ของ Gmail และเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เพราะ Google Docs เตรียมมาให้คุณหมดแล้วไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์รายงานแบบที่คุ้นเคย การทำสไลด์เพื่อนำเสนองานสำคัญ หรือจะจัดการเอกสารแบบ Spreadsheets ได้เหมือน Excel ก็สามารถทำได้ Google Docs ทำงานเหมือน Microsoft Office แตทุกอย่างจะทำงานอยู่บนเว็บ สามารถทำงานได้ทันทีที่มี การเชื่อมต่ออนิเทอร์เน็ต โดยไม่ต้องเสียเวลาติดตั้งโปรแกรมลงในเครื่อง หรือเสียเงินค่าลิขสิทธิ์ก่อนใช้งานแต่อย่างใด เพียงแค่เข้าไปยัง Google Docs เราก็สามารถสร้าง แก้ไข หรือเปิดอ่านเอกสารได้เลย โดยตัวเอกสารนั้นจะถูกเก็บไว้ในเซริ์ฟเวอร์ของ Google และที่สำคัญเราสามารถแชร์เอกสารให้กับเพื่อนเพื่อแก้ไข ข้อมูลไปพร้อมๆ กัน โดยจะเห็นว่าอีกฝ่ายกำลังพิมพ์อะไรอยู่

ความสามารถของ Google Docs

ความสามารถของ Google Docs มีอย่างล้นเหลือ เรียกได้ว่าตอบสนองคนที่ต้องการใช้งานเอกสาร ได้อย่างสมบูรณ์แบบ โดยเราจะมาทำความรู้จักกันอย่างละเอียดก่อนว่า Google Docs ใช้ทำอะไรได้บ้าง

 1. สร้างเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอแบบออนไลน์  

• สร้างเอกสารพื้นฐานแบบเริ่มต้นจากศูนย์ สามารถทำงานพื้นฐานทุกประเภทได้อย่างง่ายดาย รวมถึงการทำรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย การเรียงลำดับตามคอลัมน์ การเพิ่มตาราง รูปภาพ ข้อคิดเห็น สูตร การเปลี่ยนแปลงแบบอักษร และอื่นๆ โดยไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ
• อัพโหลดไฟล์ของคุณที่มีอยู่แล้ว รองรับรูปแบบไฟล์ที่นิยมใช้กันส่วนใหญ่ ได้แก่ DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV และ PPT คุณจึงสามารถทำงานต่อไปพร้อมกับอัพโหลดไฟล์ของคุณที่มีอยู่ได้ด้วย
• ใช้งานบนแถบเครื่องมือได้อย่างคุ้นเคยทำให้การแก้ไขเป็นเรื่องง่ายๆ เลือกตัวหนาขีดเส้นใต้ เพิ่ม สัญลักษณ์ในข้อย่อย เปลี่ยนแบบอักษร หรือรูปแบบตัวเลข เปลี่ยนสีพื้นหลังของเซลล์ และอื่นๆ เพียงคลิกปุ่มบนแถบเครื่องมือที่คุณคุ้นเคย

2. ใช้งานและทำงานร่วมกันในแบบเรียลไทม์

• เลือกคนที่คุณต้องการให้เข้าถึงเอกสารของคุณได้ เพียงป้อนที่อยู่อีเมลของคนที่คุณต้องการให้ใช้ งานเอกสารที่ระบุร่วมกัน แล้วส่งคำเชิญไปให้เขาเหล่านั้น ก็สามารถใช้งานเอกสารร่วมกันได้
• ใช้งานร่วมกันได้ทันที ทุกคนที่คุณเชิญให้เข้ามาแก้ไขหรือดูเอกสาร สเปรดชีต หรือ งานนำเสนอ ของคุณ สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทันทีที่เข้าสู่ระบบ
• แก้ไขและนำเสนอร่วมกับบุคคลอื่นในแบบเรียลไทม์ สามารถดูและแก้ไขร่วมกันได้หลายคนในเวลา เดียวกัน มีหน้าต่างสนทนาบนหน้าจอสำหรับการแก้ไขเอกสารและสเปรดชีต เพื่อแสดงให้คุณเห็น ว่าใครแก้ไขอะไรและเมื่อใด และแล้วการดูงานนำเสนอพร้อมกันไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป เนื่องจาก ใครก็ตามที่เข้ามาร่วมในงานนำเสนอ ต่างก็สามารถติดตามงานนำเสนอนั้นได้โดยอัตโนมัติ

3. จัดเก็บและจัดระเบียบงานอย่างปลอดภัย  

• แก้ไขและเข้าถึงจากที่ไหนก็ได้ ไม่ต้องดาวน์โหลดสิ่งใด คุณสามารถเข้าถึงเอกสารสเปรดชีต และ งานนำเสนอของคุณได้จากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต และมีบราวเซอร์ มาตรฐานโดยไม่มีค่าใช้จ่ายใดๆ
• จัดเก็บงานของคุณได้อย่างปลอดภัย อุปกรณ์เก็บข้อมูลแบบออนไลน์ และการบันทึกอัตโนมัติ ช่วย ให้คุณไม่ต้องกังวลเรื่องฮาร์ดไดร์ฟเสียหรือไฟดับเพราะข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ขนาดใหญ่ ของ Google
• บันทึกและส่งออกสำเนาได้อย่างง่ายดาย สามารถบันทึกเอกสาร และสเปรดชีตของคุณไปยัง เครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณในรูปแบบ DOC, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF และ HTML ได้
• การจัดระเบียบเอกสารของคุณ ค้นหาเอกสารของคุณได้อย่างง่ายดายด้วยการจัดระเบียบเอกสาร ในโฟลเดอร์ต่างๆ และสามารถลากและวางเอกสารต่างๆ ของคุณลงในหลายโฟลเดอร์ได้ตามที่คุณต้องการ

4. ควบคุมว่าใครสามารถดูเอกสารของคุณได้ 

• เผยแพร่งานของคุณเป็นหน้าเว็บ คุณสามารถเผยแพร่เอกสารของคุณแบบออนไลน์ได้โดยการคลิก เพียงครั้งเดียว ก็สามารถเผยแพรผ่ลงานชิ้นสำคัญของคุณให้เป็นหน้าเว็บได้อย่างง่าย
• ควบคุมว่าจะให้ใครเห็นหน้าเว็บของคุณได้บ้าง สามารถเผยแพร่ข้อมูลได้ทั่วโลกหรือจำกัดเอกสาร ให้เห็นได้ในกลุ่มเพียงแค่ส่อง สามคน หรือจะสั่งไม่ให้ใครเห็นเอกสารนั้นเลยก็ได้ ซึ่งก็แล้วแต่คุณจะกำหนด นอกจากนี้ยังสามารถหยุดการเผยแพร่ข้อมูลได้ตลอดเวลา
• โพสต์เอกสารขี้นบล็อกของคุณ เมื่อคุณสร้างเอกสารเสร็จ คุณสามารถโพสต์เอกสารลงบล็อกของ คุณได้ทันที
• เผยแพร่ภายในบริษัทหรือกลุ่มของคุณ เมื่อใช้ Google Apps จะช่วยให้ใช้งานเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอที่สำคัญร่วมกันภายในบริษัทหรอืกลุ่มของคุณได้ง่ายขึ้น

การเข้าใช้งาน Google Docs

1.การเข้าถึง Google Docs

– เข้าถึงได้จาก http://docs.google.com หรือเมื่อ login อยู่ในระบบแล้ว ที่เมนู Google Apps เลือก “Docs”

– จะปรากฏหน้าจอ google docs ดังนี้

2.การสร้างเอกสาร

เราสามารถสร้างเอกสารโดยเลือกจากแม่แบบที่มีอยู่ก็ได้  (โดยเลือกแม่แบบที่ใกล้เคียงกับที่เราต้องการ แล้วเอามาแก้ไขเนื้อหาให้เป็นแบบที่เราต้องการ)  หรือสร้างจากเอกสารเปล่าๆ (blank) ขึ้นมาใหม่ก็ได้

ซึ่ง Google Docs จะมีรูปร่างหน้าตาและการใช้งานคล้ายๆ microsoft word

โปรแกรมจะทำการบันทึกเอกสารให้เองโดยอัตโนมัติเมื่อมีการพิมพ์ หรือ แก้ไขเอกสาร และเมื่อปิดโปรแกรมไฟล์เอกสารจะไปอยู่ใน Google Drive โดยอัตโนมัติ

 3.การสร้าง sheets (Google Sheets)

– เลือกเมนู     และเลือก “Sheets”

-จะปรากฏโปรแกรมการสร้าง sheet ดังนี้

เราสามารถสร้างเอกสารโดยเลือกจากแม่แบบที่มีอยู่ก็ได้  (โดยเลือกแม่แบบที่ใกล้เคียงกับที่เราต้องการ แล้วเอามาแก้ไขก็ได้)  หรือสร้างจากเอกสารเปล่าๆ (blank) ขึ้นมาใหม่ก็ได้ ซึ่ง Google Sheets จะมีรูปร่างหน้าตาและการใช้งานคล้ายๆ โปรแกรม microsoft Excel

สามารถแทรกแผนภูมิ / ใส่สูตรการคำณวนได้

– ทดลองใช้สูตรคำนวณ เหมือนกับ MS Excel จะเป็นการใช้สูตร =AVERAGE(number1,[number2],….) เพื่อหาค่าเฉลี่ย

4. การสร้าง slides (Google Slides)

– เลือกเมนู     และเลือก “Slides”

-จะปรากฏโปรแกรมการสร้าง slides ดังนี้

เราสามารถสร้างเอกสารโดยเลือกจากแม่แบบที่มีอยู่ก็ได้  (โดยเลือกแม่แบบที่ใกล้เคียงกับที่เราต้องการ แล้วเอามาแก้ไขก็ได้)  หรือสร้างจากเอกสารเปล่าๆ (blank) ขึ้นมาใหม่ก็ได้ ซึ่ง Google Slide จะมีรูปร่างหน้าตาและการใช้งานคล้ายๆ โปรแกรม microsoft Powerpoint

-การเพิ่มลูกเล่น Animations.

เลือกเมนู insert -> Animations. /ที่หน้าต่างAnimation เลือกรูปแบบ Animation ที่ต้องการ  /กด play เพื่อดู Animation

5. การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์

การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ การสร้างเอกสารหรือทำรายงานบน Google Docs นั้นไม่ได้แตกต่างจากการใช้งาน MS Office มากนัก ความสามารถในหลายๆ ด้านยังไม่อาจเทียบกันได้ แต่ที่ Google Docs พิเศษกว่าก็คือเราสามารถ เข้าไปแก้ไขเอกสารของเราจากที่ใดก็ได้ผ่านอินเทอร์เน็ต และยังสามารถแก้ไขเอกสารร่วมกับผู้อื่นได้พร้อมกันอีกด้วย ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย สมาชิกในกลุ่มไม่จำเป็นต้องเดินทางมานั่งทำงานร่วมกัน เราสามารถช่วยกันคิด ช่วยกันทำรายงานได้จากทุกสถานที่เพียงแค่นัดเวลากันล่วงหน้า หรือหากจำเป็นจริงๆ เวลาไม่ตรงกัน คนๆนั้น ก็สามารถเข้ามาดูความคืบหน้าและแก้ไขในภายหลังได้เช่นกัน ซึ่งคนอื่นๆ ในกลุ่มสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครเป็นผู้เข้ามาแก้ไขเพิ่มเติม พร้อมทั้งตรวจสอบเวลาการแก้ไขได้ด้วย รวมถึงเนื้อหาส่วนใดบ้างที่ถูกแก้ไขไป

– การแชร์และการกำหนดสิทธิ์การใช้เอกสารร่วมกัน

การสร้างเอกสารแต่ละประเภทจะมีปุ่มการ share อยู่  / กดเมื่อต้องการแชร์เอกสาร หรือสามารถแชร์เอกสารจาก “Google drive” ก็ได้

-จะปรากฏหน้าต่างแชร์  /ให้ท่านกรอกบุคคลที่ต้องการแชร์เอกสารด้วย / กำหนดสิทธิ์ / และเขียนอธิบายรายละเอียด และกด send

-เมื่อเพื่อนร่วมงานเข้ามาแก้ไขเอกสารร่วมกันกับเรา เราจะสามารถเห็นการทำงานของเพื่อนร่วมงานแบบเรียลไทม์

– การติดตามการใช้งาน และแก้ไขเอกสารร่วมกัน

หากเราต้องการดูประวัติการแก้ไขเอกสาร สามารถทำได้โดยไปที่เมนู “File” แล้วคลิกเลือก “See revision history”

-ระบบจะทำการแสดงประวัติการทำงาน และสามารถ restore กลับมาเวอร์ชันที่เราต้องการได้อีกด้วย

6 การดาวน์โหลดไฟล์

หลังจากที่เราได้ทำการสร้างเอกสารบน Google Docs แล้ว หากต้องการนำไฟล์นั้นออกมา สามารถทำได้โดย

คลิกเมนู “File” เลือก “Download as” แล้วเลือกชนิดของไฟล์ที่เราต้องการ